Statlige spillemidler

Alle som planlegger/skal søke om spillemidler vil kunne få hjelp og veiledning av kommunen. Frister og tidsplan ser slik ut:

• 15. oktober hvert år: Frist for elektronisk innsendelse av søknader om spillemidler til Kvæfjord kommune 
• 15 okt. – 5. nov.: Kommunal saksbehandling, rullering av kommunedelplanens handlingsdel med prioritering av innkommende søknader.
• Nov./Des: Politisk behandling av handlingsprogram og prioritering av søknader med siste politiske behandling i kommunestyret medio desember.
• 15 jan.: Prioritert liste oversendes fra Kvæfjord kommune til Troms og Finnmark Fylkeskommune for videre saksbehandling i fylkeskommunen.
• 15. jan-april: Fylkeskommunal behandling og prioritering mellom kommunene.
• Mai-juni: Politisk behandling i fylkeskommunen med tildeling av spillemidler fra fylkeskommunen.

Alle søker er selv ansvarlig for at kravene er oppfylt når søknaden sendes inn til Kvæfjord kommune. Søknaden vil bli kontrollert av kommunen, men det er altså fylkeskommunen som ved sin sluttbehandling, som avgjør om søknaden oppfyller vilkårene i ordningen og som tildeler midler.

• Anlegget som skal bygges må være en del av en vedtatt kommunal plan for idrett.

Enhver kommune har en vedtatt kommunal plan for idrett, der de anleggene kommunen søker spillemidler til står oppnevnt. Disse meldes inn i prosessen med å utarbeide planen. Sørg for å melde inn ditt anlegg slik at prosessen ikke stopper før den har begynt.

Handlingsplan i kommunedelplanen rulleres hvert år sammen med økonomiplanarbeidet, og kommunen prioriterer nye søknader inn i nytt rullert handlingsprogram. Det er en rekke forhold som må være avklart før søknaden kan sendes inn. Be om en forhåndskonferanse med Oppvekstkontoret i Kvæfjord kommune, dersom dere har et nytt anlegg hvor en tenker å søke inneværende søknads år. For ordinære idrettsanlegg som planlegges i regi av idrettslag skal disse planene legges frem for Kvæfjord idrettsråd, som uttaler seg om kommunens prioritering i forbindelse med rullering av handlingsprogrammet.

• Du må oppfylle visse krav i dine vedtekter for å kunne søke statlige spillemidler

Det er et grunnleggende prinsipp at tilskudd i form av spillemidler ikke skal danne grunnlag for fortjenestebaserte eierformer. Som regel er ikke dette noe problem, da det ofte er idrettslag og kommuner som søker disse midlene. Men i noen tilfeller opptrer søker i en gråsone. Det kan derfor være lurt å dobbeltsjekke at din organisasjon oppfyller krav til vedtekter dersom det eksempelvis handler om et AS eller en stiftelse. Et forslag til vedtekter finnes som vedlegg i bestemmelsene. Bruk vedleggene for å finne vedtekter som er i tråd med bestemmelsene. Vedtektene må sendes inn med søknad og behandles som en del av søknad til Fylkeskommunen. Velforeninger uansett vedtekter kan ikke søke om tilskudd på ordinære anlegg, men kan søke om tilskudd til nærmiljøanlegg uavhengig av vedtekter.

• Sørg for at anlegget og alt du søker om er tilskuddsberettiget

Bygger dere et anlegg og vil søke spillemidler, sørg for at anleggstypen kan finnes igjen i bestemmelsene. Det står her spesifisert flere ulike anleggstyper som det kan søkes til, men mange typer anlegg opererer i grenseland for hva det kan søkes om. Ta kontakt med kommunens oppvekstkontor dersom du er i tvil.

• Du må ha rett til bruk av grunnen der anlegget skal ligge

Spillemiddelbestemmelsene sier at større anlegg skal være åpent for idrettsaktivitet i minimum 30 år etter at disse er oppført. For nærmiljøanlegg er dette 20 år. Dette innebærer at dere må forsikre om at dere har på plass en avtale med eier av grunnen før du i det hele tatt vurderer å søke spillemidler. Denne avtalen må være tinglyst, når det gjelder private grunneiere. Avtale med private grunneiere som ikke er tinglyst må legges ved søknad. Avtale om minimum 30/20 års varighet gjelder også der det bygges på kommunal grunn. Slike avtaler kan være tidkrevende å utforme og må i tilfeller der kommunen eier tomten, godkjennes av teknisk kontor ved Kvæfjord kommune, i god tid før fristen om å søke spillemidlerutløper. For tur-/skiløyper og turstier skal retten til grunn ha hjemmel i avtale om minimum 10 års varighet med automatisk fornyelse for 10 år av gangen.

• Anlegget må være idrettsfunksjonelt og i tråd med bestemmelsene

Tidligere vilkår om kommunal idrettsfunksjonell godkjenning er nå avviklet. Det påhviler søker av statlige spillemidler at anlegget har en riktig utforming og funksjonalitet i henhold til bestemmelsene. Dette innebærer spille- og aktivitetsflater, sikkerhetssoner og områder, og/eller andre funksjoner som måtte gjelde for aktivitetene som skal foregå i anlegget. Endelig godkjenning av funksjonalitet og målsatte tegninger vil først bli godkjent gjennom fylkets sluttbehandling av søknad.

Bruk litteratur og sett dere inn regelverket/målkrav som idretten har fastsatt for det enkelte anlegg i forbindelse med utarbeiding av tegninger. Se gjerne på gode prosjekter som andre har gjennomført på www.idrettsanlegg.no.

• Det er et krav at alle idrettsanlegg skal være universelt utformet

Bestemmelsene setter krav til universell utforming. Universell utforming handler om at alle skal ha tilgang, uansett handicap eller fysiske utforminger denne åtte ha. For idrettsanlegg omfatter prinsippet om universell tilrettelegging for at alle som bruker anlegget, både utøvere, publikum, trenere, dommere og arrangement teknisk personell.

• Søknadskjema finnes på www.anleggsregisteret.no
• Det stilles absolutte krav til vedlegg og innhold som skal følge søknaden
• Er anlegget ikke å finne i anleggsregisteret, tar dere straks kontakt med kommunen
• Forbered alle dokumentasjonskravene for dere starter søknadsprosessen
• Anlegget må være fullfinansiert før en sender inn søknad
• Det må vedlegges dokumentasjon, bankutskrifter og -garantier ol, som viser at det er avsatte midler til å gjennomføre hele prosjektet

Ved fornyet søknad eller gjentatt søknad, hvor eksempelvis deler av anlegget allerede er innvilget, kommer det ved innlogging opp søknaden fra i fjor. Dersom noen andre fylte ut søknaden må du ha referansenummeret fra forrige søknad samt organisasjonsnummeret til laget/organisasjonen du søker på vegne av. Kommunens oppvekstkontor kan være behjelpelig med å finne dette nummeret om forrige søker ikke har tatt vare på disse opplysningene.

• Sørg for å ha alle offentlige godkjenninger i orden inkludert byggesak og tekniske planer
• Skaff dere regnskapsfører med tilstrekkelig kompetanse og kunnskap
• Opprett bankkonto hvor alle anleggets inn- og utbetalinger er tilknyttet.
• Det er viktig å spesifisere merverdiavgiften. Det må dokumenteres at denne er betalt via overnevnte bankkonto. Disse kravene stilles på grunn av mulighetene til å søke momskompensasjon
• Det settes krav til dokumentasjon. Alle inn- og utbetalinger må dokumenteres og alle originalbilag må foreligge. Disse må være adressert til tilskuddsmottaker.

Bilag som ikke omfatter merverdiavgift, skal være merket med:

• Hva inn/utbetalingen gjelder
• Hvilken konto som er belastet
• Hvem som har anvist
• Hvem har attestert
• Bilagsnummer

Bilag som omfatter merverdiavgift følger Bokføringsloven § 5, og forskrift om bokføring § 5-1-1. Bestemmelsene inneholder blant annet:

• Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjon
• Angivelse av partene, med organisasjonsnummer
• Ytelsens art og omfang
• Tidspunkt og sted for levering av ytelsen
• Vederlag og betalingsforfall
• Eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov og forskrift

Anleggsregnskapet

1. Det skal føres eget anleggsregnskap, og det skal føres slik at det kan sammenliknes med endelig godkjent kostnadsoverslag og finansieringsplan. Anleggsregnskapet skal vise spesifikasjon på de enkelte kostnadsgruppene, slik de fremkommer i siste godkjente kostnadsoverslag og regnskapssammendrag.
2. Betaling for arbeid eller materialer (ytelser) som i søknaden var registrert som dugnad eller gave, skal i regnskapet ikke føres opp med høyere beløp enn det godkjente kostnadsoverslaget i søknaden. Dersom det er betalt for arbeid eller materialer som i søknaden var ført som dugnad, eller gaver, skal verdien av disse ytelsene nedjusteres i regnskapet med tilvarende beløp. Verdien vil i stedet fremkomme som en betalt kostnad.
3. Anleggseier har ansvar for å overlevere regnskapet til revisor. Det må påregnes en saksbehandlingstid. Det bør gjøres avtale med revisor om tidspunkt for hensiktsmessig innlevering av anleggsregnskapet. De forskjellige frister fastsettes hvert år og kan variere noe.

Innlevering av dokumentasjon til revisor

Gå nøye igjennom vedlagte sjekkliste før innlevering. Revisjon kan ikke gjennomføres før all dokumentasjon er mottatt.

1. Regnskapssammendrag med underskrift fra anleggseier og Kvæfjord kommune bekrefter at kommunen har kontrollert anlegget som ferdigstilt i henhold til forhåndsgodkjente planer.
2. Kontoutskrifter
3. Originalbilag med attestasjon
4. Dugnad er avstemt mot søknad og evt. nedjustert etter kjøp av tilsvarende tjenester
5. Eventuelle gavebrev
6. Tilsagnsbrev fra fylkeskommunen

På grunnlag av den innleverte dokumentasjonen skriver revisor en særattestasjon og underskriver og stempler siste kolonne i regnskapssammendraget. Ved tilskudd under kr. 400.000, - kan dette gjøres av organisasjonens tillitsvalgte revisor. Ved kommunens egne prosjekter skal dette utføres av økonomiavdelingen og ved større prosjekter via kommunens revisor.

Når søker mottar underskrevet regnskapssammendrag og revisor attest, sendes utbetalingsanmodning til Kvæfjord kommune v/Oppvekstkontoret. Kvæfjord kommune vil deretter sende anmodning videre til fylkeskommunen, som overfører pengene til kommunen. Kommunen overfører videre til søker.

Kort om ordningen

1. Under forutsetning av at Stortinget bevilger midler de enkelte år, vil ordningen med kompensasjon av merverdiavgift ved bygging av idrettsanlegg og kulturbygg videreføres
2. Ordningen forvaltes av Lotteri- og stiftelsestilsynet
3. Gjelder alle som oppfyller vilkår for å motta spillemidler. Det er ikke nødvendig å ha mottatt spillemidler for å søke om kompensasjon, men spillemiddelsøknaden må være godkjent.
4. Ordningen gjelder ikke bygging av anlegg i regi av kommune, fylkeskommune eller kommunale tiltak
5. Kompensasjon kan gis for prosjekter igangsatt etter 1. januar 2010

Krav til søknaden

1. Anlegget må være ferdigstilt og regnskap attestert av revisor. Dette skal legges ved søknaden
2. Det må legges ved en bekreftelse på kjennskap til ordningen
3. Regnskapet må skille mellom tilskudds berettigede - og ikke tilskudds berettigede anleggselementer. Det er kun tilskudds berettigede elementer det kan søkes om kompensasjon for.
4. Søknadsfrist 1. mars

For anleggseiere som skal søk om momskompensasjon, er det viktig at all dokumentasjon blir overlevert i god tid før søknadsfristens utløp. Anleggseier må regne med en saksbehandlertid på ca. en måned, for å få regnskapet attestert. Se også: Front page - Lottstift